Zápisy

Zápis z mimořádného jednání výboru konaného dne 20.11.2013

22.11.201309.01.2014 Jan Sueneé Marek žádný komentář dětské hřiště, domovník, finance, shromáždění vlastníků, služby, smlouva, správce, úklid, výbor

Datum: 20.11.2013

Přítomní: M. Voříšková, K. Polák, J. S. Marek, T. Moudrý, M. Zamrazil, M. Třísková, P. Korman

Omluven: nikdo

Hosté za JiViŠ, s.r.o.: Karel Brož, Vladimíra Šímová, Viktor Šíma

Zápis vytvořil: J. S. Marek

Termín následující schůzky mimořádně: 11.12.2013 v 18:30, Pizzerie Rotondo

Body jednání:

V. Šíma seznámil členy výboru se změnami v NOZ.
1. Předložen návrh na ukončení smlouvy na úklidové práce se společností JiViŠ, s.r.o. dohodou. Smlouva bude ukončena k 29.11.2013 (čtvrtek).
  1. Dohoda na ukončení smlouvy byla podepsána.
Spolupráce s JiViŠ dle platné mandátní smlouvy. Výbor se na podnět členů J. S. Marka, T. Moudrého, K. Poláka, M. Voříškové dne 14.11.2013 usnesl, že na této schůzce chce se stávajícím správcem projednat následující body:
1. Současný výbor konstatuje, že na základě dílčích šetření v účetnictví a na základe revizí smluvních vztahů zjistil oblasti, kde je potřeba provést některá upřesnění. Výbor požádal správce o vysvětlení v následujících případech:
  1. J. S. Marek: Nebyly provedeny některé řádné revize související s protipožární technikou. Věc se začala řešit až po urgenci J. S. Marka. Viz. foto.
    1. K. Brož: Před měsícem jsme oslovili dodavatele, aby předložili kalkulaci – následně výbor sám podle této kalkulace objednal revize. Nedošlo k pochybení správce, nýbrž subdodavatele. Vysvětleno. Výbor přislíbil správce informovat o všem jím přímo objednaných zakázkách z důvodu evidence a fakturace.
  2. Doplnění písku do dětského pískoviště dle faktury č. 131861 (dodavatel JiViŠ, s.r.o.) stálo 11957,22 Kč s DPH. J. S. Marek: Tato částka přesahuje limit schválený v mandátní smlouvě. Správce konstatoval, že věc interpretoval, tak, že výbor mu dal pokyn k provedení této zakázky.. J. S. Marek dále uvedl, že samotný písek do pískoviště zajištěný správcem stál 107 pytlů * 101 Kč = 10807 Kč (zbytek jsou náklady na dopravu a vyložení). Certifikovaná pískovna J. S. Markovi nabídla výboru písek ve stejném objemu za 799,20 Kč (cena bez dopravy)!
    1. Předseda výboru informoval, že systémově již vyřešeno dohodou se správcem na tom, že všechny zakázky nad 10.000,00 Kč budou předem schvalovány. Předseda výboru informoval o ust. ObchZ o povoleném překročení rozpočtu daného dodavatelem o 10 % nevyžadujícím schválení objednatelem.
  3. J. S. Marek: Správce neprovedl v souladu se smlouvou řádně seč trávy v 26.06.2013. Na základě toho zajistil náhradní seč o cca 14 dnů později. Správce byl vyzván, aby v souladu se smlouvou poskytl slevu za neprovedený úkon. Podle faktur nebyla sleva poskytnuta. J. S. Marek trval na poskytnutí slevy.
    1. J. S. Markovi předsedou výboru vysvětleno, že podle smlouvy se ustanovení o slevě nevztahuje na sekání trávy.
  4. J. S. Marek: Správce v rozporu s ustanovením mandátní smlouvy a stanov uhradil fakturu FA 1300100 na částku 30129 Kč. (Týká se revize EPS.) Faktura byla vystavena dne 12.07.2013 a splatná 09.08.2013. Schválení tohoto výdaje podléhá rozhodnutí výboru neboť dodavatel neměl se SVPH smlouvu. Správce měl správně předložit návrh cenové kalkulace a nechat si tento výdaj schválit v zápise.
    1. Správce vysvětlil, že uvedené práce jsou chápány jako provozní položka. Předseda výboru k tomu dodal, že systémově již ošetřeno schvalováním všechny zakázek na 10.000,00 Kč. Toto pravidlo začalo platit až po uvedené zakázce.
  5. J. S. Marek: Správcem delegovaný dodavatel pan Svatoš fakturoval částky, které přesahují limit určený v mandátní smlouvě. Např. FD 1300015 o revizi elektroinstalací na cca 91t. Faktura je sice vystavena na SVPH, ale není v ní uvedeno, kdo ji autorizoval. Tento výdaj nebyl schválen výborem. Není o tom žádný zápis.
    1. Správce J. S. Markovi vysvětlil, že uvedené práce jsou chápány jako provozní položka. Předseda výboru k tomu dodal, že systémově již ošetřeno schvalováním všechny zakázek na 10.000,00 Kč. Toto pravidlo začalo platit až po uvedené zakázce..
  6. J. S. Marek: Správcem delegovaný dodavatel pan Svatoš fakturoval za instalaci 3 ks odpadkových košů na psí exkrementy částku celkem 18356 Kč bez DPH, kde práce stála 5850 Kč bez DPH, materiál 11706 Kč bez DPH a doprava 800 Kč bez DPH. Pan Svatoš má sídlo firmy v Horních Měcholupech, což je autem 5 minut jízdy. Dle jeho osobního vyjádření je jeho sazba 195 Kč/hod bez DPH. Z toho vyplývá, že instalace tří odpadkových košů mu zabrala celkem 30 hodin práce (3,75 pracovního dne), což je fakticky nereálné i kdyby to dělali dva lidé. Maximální smysluplná doba práce je 8 hodin. Technologické pauzy (jako např. tvrdnutí betonu) nejsou pracovním výkonem a tudíž jejich započítávání do nákladů je nepřípustné. Navíc dle faktury byl použit: „rychlobeton“. Pokud by byla účtována sazba 20 Kč/km, pak by při nákladech na dopravu muselo být najeto 40 km.
    1. Správce vysvětlil, že v tomto případě se jedná o nabídku předloženou výboru ke schválení. Jednalo se o celkovou fixní cenu, nikoli podle množství práce. Podle ustálené praxe výboru se vždy poptávají konečné fixní ceny, aby nedocházelo k navyšování cen děl z důvodu víceprací. Instalace těchto zařízení byla navíc požadavkem shromáždění.
  7. J. S. Marek: Správce řádně a včas neinformoval SVPH o plánované odstávce teplé vody v letních měsících roku 2013.
    1. Správce: Pražská Teplárenská nás o tom přímo neinformovala, proto jsme nemohli informovat výbor. Vyjasníme komunikaci s PT.
2. Předseda výboru shrnul uvedené body tím, že je zřejmé, že nedošlo k pochybení správce, nýbrž k nedostatečné informovanosti některých členů výboru, čemuž bude do budoucna zabráněno lepší vzájemnou informovaností. Než bude kterýkoli člen výboru cokoli reklamovat vůči správci, projedná věc výbor. Výbor přislíbil správci informovat jej o všech právních vztazích, do kterých vstupuje.
3. Správce požádal o specifikaci, jaké kontrolní činnosti má vykonávat v případech, kde servisní činnost zajišťuje jiný smluvní partner. J. S. Marek přislíbil správci tuto specifikaci dodat.
4. Výbor přislíbil správci zápisy z jednání výboru zasílat jak panu Brožovi, tak panu Šímovi.
5. Předseda výboru jménem výboru poděkoval správci za jeho flexibilitu, za to že zejména s přechodem na nový systém schvalování plateb a nový systém schvalování zakázek správce vyšel výboru maximálně vstříc (zejména účetní, paní Šímová, a dále pan Brož), i za jeho profesionalitu a vstřícnost (projevující se souhlasem s prakticky okamžitým ukončováním smluvních vztahů např. při práci domovníka, nebo u úklidových prací), a vyjádřil přání nadále pokračovat v spolupráci.
Úkol pro domovníka, Romana Hroudu: Prosíme zveřejnit na hřišti: Upozornění Výboru Společenství vlastníků Park Hostivař Mattioliho 3274: z důvodů zjištěných závažných technických závad na herních prvcích je vlastník povinen uzavřít dětské hřiště v zimním období. Oprava bude provedena dle klimatických podmínek co nejdříve na jaře 2014.
Výměna měřidel studené a teplé vody a tepla. Projednána vazba odečtu měřidel, výměny měřidel, a provádění vyúčtování. Některé typy měřidel jsou technicky konstruovány tak, aby odečty z nich mohl provádět omezený okruh dodavatelů. Na základě předložené nabídky, byla oslovena firma FIRST, s.r.o., aby dodala výboru návrh harmonogramu realizace.
1. Výbor i správce projednali současný smluvní vztah se společností 1. RTN.
2. Výbor přislíbil předat správci výborem zajištěnou nabídku od společnosti FIRST, s.r.o. na měřidla TECHEM.
3. Správce zajistí další nabídky.
4. Výborem konstatováno, že prioritou není zajistit co nejnižší cenu měřidel, ale to, aby měřidla po dobu jejich životnosti byla způsobilou součástí systému odečtů a vyúčtování tak, aby celková cena měřidel, očetů a vyúčtování byla po dobu životnosti co nejnižší při zachování průkaznosti a efektivnosti provádění odečtů.
5. S ohledem na to předsedou výboru konstatováno, že o výměně měřidel není možné rozhodnout bez návrhů cen odečtů a vyúčtování s měřidly spojenými.
6. Správce (p. Brož) připomenul, že měřidla SIEMENS nemají omezení co do způsobu odečtu.
Další jednání výboru se uskuteční mimořádně ve středu 11.12.2013, v 18:30 v Pizzerii Rotondo.
Uzavřena smlouvy s Zelení žabáci, a.s. Výbor podepsal dohodu se správcem o ukončení smlouvy na úklidové služby k 29. 11. 2013 a uzavřel smlouvu s ZŽ k 29. 11. 2013 s tím, že ústní dohodou se ZŽ zajištěno, že budou plně k dispozici od 02.12.2013.

Závěr:

Výbor konstatuje, že po diskuzi a připomínkách schválil všechny uvedené body programu jednání tak, jak je shora uvedeno. V případech, kdy některý ze členů výboru vyjádřil svoji námitku k projednávanému bodu, byla tato námitka prodiskutována a též uvedena do zápisu.

S ohledem na to, že šlo o mimořádnou schůzi, výbor projednal jen klíčové body programu a kontrolu úkolů z minulé schůze přeložil až na následující řádné setkání.

Výbor konstatuje, že jedno vyhotovení zápisu bude předáno správci a domovníkovi k zajištění požadovaných úkolů.

Tento zápis z mimořádné schůze bude zveřejněn na stránkách společenství (zajistí J. S. Marek) a jeho stručná verze bude zveřejněna na nástěnkách v každém vchodu. Vyvěšení na nástěnkách zajistí T. Moudrý.

Další schůzka výboru se bude konat v 11.12.2013 v 18:30 hodin na stejném místě.

Dne 20.11.2013, zapsal J. S. Marek a ověřil P. Korman.

Související články

Napsat komentář Zrušit odpověď na komentář